Der Infrastruktur Manager

Nach der Krise ist vor der Krise. Zeit für eine Bilanz wo wir stehen und ob wir für die Zukunft gerüstet sind. Brandwatch in seinem Guide die Bedeutung eines gut organisierten Teams und anderer Punkte hervorgehoben, die ich im Artikel fett geschrieben habe. Dem Erfolg Faktor Team(s) schließe ich mich in zweierlei Sinn an. Hagen Management hat 2 Prinzipien für gutes Krisenmanagement definiert, nämlich Führung muss führen und „Selber denken, Verantwortung übernehmen“, die aus meiner Sicht gut tragen. machen wir Mal den check was wir gelernt haben:

Bedeutende Erfolge sind auch die Ergebnisse überwundener Krisen.

Hans Arndt, deutscher Schriftsteller (1909 – 1995)

Ein klares und organisiertes Team

Im Lock Down 3 sind wir immer noch zu Hause im Home Office und haben tagtäglich Video-Konferenzen.

Diese waren von uns weder in diesem Ausmaß geplant, noch in der Methodik geübt worden. Und doch hat es funktioniert, innerhalb von Tagen.

Wir haben in dieser, für alle sehr belastenden Phase unseres Lebens, in wenigen Wochen Schritte gemacht, für die wir eigentlich Jahre geplant hatten.

Einen kollektiven kühlen Kopf bewahren

In wenigen Tagen mussten wir auf alle gewohnten Arbeitsweisen mit Präsenz und direkter Ansprache und Anschauung verzichten, Ein neuer Weg war gefragt und wir gingen ihn radikal. Den ersten Schritt machten wir mit MS-Teams

By failing to prepare, you are preparing to fail.

Benjamin Franklin

Bei den Wiener Linien haben wir Digitalisierung schnell als das gesehen was sie ist; Ein Hilfsmittel um Menschen effektiver und ihre Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, insbesondere um Routine- und Rechenarbeiten zu Automatisieren.

MS-TEAMS war neben vielen anderen neuen Tools bereits einige Zeit im Einsatz, probeweise und ohne klares Roll out Konzept. Die Entwicklung der Nutzerzahlen verlief im Lockdown aber dann so wie in der folgenden Grafik dargestellt. Warum das? Ein schneller Entschluss: Wir nutzen das gepaart mit einer mutigen IT die schnell ausrollte und so rasant skalierte.

Damit waren wir von der Stunde Null an voll einsatzfähig.

Führung muss führen.

Führungskräfte sind in Krisen besonders gefordert,

1. die Lage kontinuierlich und FAKTENBASIERT zu bewerten,
2. STRUKTUREN einzurichten, die ein konzentriertes Krisenmanagement gewährleisten können (Information – Steuerung – Entscheidung) und
3. MASSNAHMEN einzuleiten, die den Fortbestand des Unternehmens sichern. Deswegen bin ich wie folgt vorgegangen:

Eine vorbereitete und geschulte Ansprechperson vertrat unseren Bereich im Krisenstab. Die Führungskräfte in meinem Bereich konnten daher auf Basis der täglichen Krisenstab – und Lagebesprechungen alle notwendigen Entscheidungen gut vorbereitet treffen.

Eine erste Kontaktliste zur Information der Vertreter der Stadt, der Auftragnehmer und der Bauwirtschaft um die die relevanten Themen absprechen würde sofort erstellt und danach vorgegangen. Diese Einheitlichkeit im Inneren und Äußeren war wichtig um Unsicherheit schnell zu reduzieren und hat uns generell viel mehr Klarheit gebracht.

Die Vorgehensweisen und Vorbereitungschritte des erstens Lock Down selbst wurden ausschließlich von mir, als Verantwortlichen, nach Beratung mit meinem Bereichs-Krisenstab, freigegeben. Was funktioniert und sich bewährt hat wurde von meinen Mitarbeiterinnen umgehend in ein Handlungs-Skript für Regel Abläufe umgearbeitet und breit kommuniziert. Wichtiger als mein und unser Vorgehen als Führungskräfte war aber das tägliche Feedback der Mitarbeiterinnen draußen. Sie sind der einzige relevante Maßstab für erfolgreiches Handeln und sorgen für bessere Entscheidungen.

Beim zweiten und dritten Lockdown könnten wir in zwei Schritten und ohne grosse Besprechungen die Mannschaft ins Homeoffice schicken und das manuelle Personal in sichere Dienstpläne umstellen. Planungsaufwand: fast Null.

Sehr viele Abläufe mit Beteiligten aus verschiedenen Unternehmensbereichen wurden auf Teams-Kanãle umgestellt, vor allem jene der Planungsabläufe. Die neuen Abläufe sind dadurch nicht nur transparenter, feedback basierter geworden, sie sind auch wesentlich schneller. Der Umstieg in das vielzitierte New Work – Neue Technologien, Digitalisierung, Automatisierung und die allumfassende Vernetzung – ist uns so in wenigen Monaten gelungen.

Bei New Work geht es darum vertrauen zu schenken, dass die Mitarbeiter bewusst gute und sinnvolle Entscheidungen treffen (Vertrauensarbeit).

Ibrahim Evsan
Corporate Influencer GmbH

Selber denken, Verantwortung übernehmen

Meine Mitarbeiter haben noch ein paar gute Entscheidungen getroffen die uns enorm verbessern:

• Innerhalb von zwei Wochen wurde der gesamte Vorgang der Ausschreibung und Vergabe auf digitale Workflows mit Signatur (a-trust) umgestellt. Das Trãgersysgem ELO war seit rund 10 Jahren im Einsatz, bisher nur für die Abwicklung von Rechnungen und die gesamte Anlagen Formation im GIS/Asset System der Infrastruktur Datenbank. Die Zeitgewinne sind enorm. Vergabe Läufe wurden teilweise von Monaten auf wenige Tage verkürzt.
• Die gesamte Papier Post folgte in den Monaten drauf. Es gibt heute de facto fast kein Papier mehr im Alltag. Vielmehr beobachte ich speziell bei den jüngeren, dass nur mehr eindeutig identifizierbaren digitalen Datenquellen vertraut wird.
• Meine Mitarbeiterinnen mussten im Lock Down mehrfach notwendige Umplanungen aller Baumaßnahmen vornehmen, alle Abstimmungen der Bauabläufe mit der Stadt neu verhandeln und genehmigen lassen und alle Dienst Pläne der 850 manuellen Mitarbeiterinnen neu aufstellen und das 400 Millionen Budget jeweils nachziehen.
• Die gesamte Planung wurde daher in wenigen Wochen konsolidiert und in Folge auf CAFM/GIS Basis mit SAP-Schnittstelle umgestellt. Auch dafür war in Zeitraum von mehreren Jahren vorgesehen. Mit den jetzt erzielten Ergebnissen haben wir nicht nur die Planung Qualität erheblich verbessert und das Risiko gesenkt. Wir tun uns nun auch wesentlich leichter bei der Einführung von SAP/S4 bis 2014.

wer sicher nach vorne schauen will, muss wissen, was hinter ihm liegt.

Harald Schmidt

Zusammenfassend haben wir einiges geschafft:

1. Digitalisierung ist ein Mittel das uns stärker macht. Diese Erkenntnis beflügelt und baut Ängste – wie jene vor Job Verlust – ab. Wir gehen nun mit allen Anwendungen in die Flãche. Fast jede der 8700 Mitarbeiterinnen verfügt heute schon über ein Smartphone oder Tabelet/Laptop (Surface). Das Firmennetzwerk ist über Global Protect für jederfrau 24/7 zugänglich.
2. Wir werden nun auch digital ein wirkliches Echtzeit Netzwerk. Mit Tools wie MS-Teams und Office 355, ELO Workflow Manager, SAP oder CaFM haben wir eine neue Übersichtlichkeit und nachvollziehbarkeit eingeführt und unsere Abläufe deutlich beschleunigt. Entwicklungsbedarf besteht nun im Daten-Management, dazu haben wir ein Programm gestartet: Es nennt sich Data-Excellence und zielt zunächst auf eine saubere Beschreibung der Entitäten ab.
3. Teams und Co haben auch die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben verbessert, zumindest meiner Erfahrung nach. Sehr viele Mitarbeiterinnen haben bereits heute flexible Gleitzeutmodelle mit bis zu 40% Home Office Anteil.

Was hinter und vor uns liegt, ist beides nichts verglichen mit dem, was in uns liegt.

Ralph Waldow Emmerson

Wir haben in dem nächsten Jahren ein gewaltiges Portfolio zu stemmen. Das Linienkreuz U2/U5, das Strassenbahn Paket, die andauernde Sanierung aller Bahnhöfe, Garagen, die Elektrifizierung der Busflotten, die Errichtung der Lehrwerstätte und, und, und. Dafür müssen wir uns extrem auf schlauen und vor allem zu jeder Zeit handlu gs- und Entscheidung fähig sein. Die nächsten Schritte sind daher Z.B. Im Bereich der Mehrjahresplanung folgende:

Die Mehrjahresplanung als solches ist heuer erstmals im CAFM abgebildet und wird aktuell Hauptabteilungsübergreifend in MS Teams (bzw zukünftig in MS Lists) bearbeitet.

Über eine SAP Schnittstelle werden in Kürze Ist-Kosten importiert.

Mit Qlik werden Life-Dashboards generiert.

Ein Darstellung der Mehrjahresplanung im GIS ist ab Jänner verfügbar.

Alles wird gut!

Es kommt nun auf jede und jeden an. Gemeinsam werden wir die Krise meistern und gestärkt daraus hervorgehen – persönlich, als Unternehmen und als Gesellschaft.