Einleitung — der Job des souveränen InfraManagers hat sich verändert, nicht sein Auftrag

Als Netzleiter verändert sich mein Handwerkszeug: nicht nur Schaufel und Terminplan, sondern Informationsarchitekturen, Entscheidungs-Protokolle und die Fähigkeit, digitale Knoten zu orchestrieren. Ein souveräner InfraManager beobachtet laufend kommende Entwicklungen — nicht aus Tech-Begeisterung, sondern um Management-Vorgehen professionell, sicher und wirksam zu halten.

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Rückblick 2018 — was ich richtig sah und was ich unterschätzt habe

Richtig erkannt:

• Kommunikation ist ein Netzwerkproblem: wenige Knoten tragen den Großteil der Verständigung. (90/9/1). Nielsen Norman Group
• Tools konvergieren: Chat, Dateiablage und Kalender bilden gemeinsam den Arbeitsraum — nicht isolierte Silos.
• Kultur & Regeln entscheiden über Nutzen: die beste Plattform nützt nichts ohne einfache, verbindliche Betriebsregeln.

Info: 90/9/1 (Participation Inequality)

Kern: ~90 % konsumieren, ~9 % editieren gelegentlich, ~1 % erstellen den Löwenanteil an Inhalten.
Folgerung für Management: identifiziere und befähige die 1 %-Knoten (Change-Champions); gestalte Policies so, dass die 9 % einfache Editierpfade haben; mache die 90 % zu stillen Lesern mit klarer Ablage. Nielsen Norman Group+1

Unterschätzt:

• Das Tempo: Corona machte Video + Teams zum Standard in Wochen statt Jahren.
• Die Rolle von KI-Agenten: Transkription, automatische Summaries und Action-Extraction wurden schneller brauchbar, als ich 2018 annahm. Krisp+1

Zitat (Fachmedium): „This is an entirely new work pattern — multiplayer, human to AI to human collaboration.“ — Jared Spataro, zitiert in The Verge (über Copilot Pages). The Verge

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Post-Corona / Gen-Z — was anders arbeitet und warum das relevant ist

• Hybrid als Normalfall: Gen-Z und jüngere Mitarbeitende erwarten Flexibilität, Purpose und Lernchancen; Präsenz für Beziehung, Remote für Fokus. Management muss hybride Kultur aktiv gestalten. Deloitte Italia+1
• Plattform-Hubs (Teams & Co.) sind zum zentralen Arbeitsraum geworden. Das schafft Potenzial — und Risiken: Kanal-Sprawl, doppelte Ablage, unklare Verantwortlichkeiten. The Verge
• KI-Assistenten reduzieren administrativen Overhead (Protokolle, Aktionslisten), wenn Governance stimmt. Marktprüfungen zeigen: die Tools sind verfügbar und reif genug für Piloten. Krisp

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Was jetzt nötig ist: die drei gleichzeitigen Hebel für den nächsten Sprung

1) Verbindliche Minimal-Governance (Top Priority)

• Klare Regeln: Chats = flüchtig; Channel = operatives Gedächtnis; SharePoint = finale Artefakte / Nachweise.
• Namensschema + Lifecycle für Teams/Sites (Provision → Betrieb → Archiv → Delete).
• Sichtbare Retention-Regeln (Nutzer wissen, was gelöscht wird und wann) — technisch umsetzbar via Microsoft Purview/Retention Policies. Microsoft Learn

Info: Retention & Teams — was Admins wissen müssen

Kern: Admins können automatische Löschung von Chats/Channel-Messages konfigurieren; gelöschte Items verschwinden aus der Nutzeransicht und können (je nach Einstellung) auch aus eDiscovery verschwinden. Kommuniziere Retention-Regeln aktiv. Technische Basis: Microsoft Purview / Retention Policies. Microsoft Learn+1

2) Operationalisierte KI-Workflows (hoher Hebel, moderates Implementierungsrisiko)

Standardablauf für jedes Meeting:

1. Agenda als Loop/SharePoint (vorher)
2. Meeting-Agent (Copilot/Otter/Fireflies) führt Transkript
3. KI erzeugt TL;DR + Entscheidungen + Action-Items (Owner, Due-Date)
4. Automatische Eintragung in Decision & Action Register (SharePoint List/Dataverse)
   Ergebnis: weniger Nachfragen, bessere Nachverfolgbarkeit, weniger E-Mail/Chat-Traffic. The Verge+1

Kern: Admins können automatische Löschung von Chats/Channel-Messages konfigurieren; gelöschte Items verschwinden aus der Nutzeransicht und können (je nach Einstellung) auch aus eDiscovery verschwinden. Kommuniziere Retention-Regeln aktiv. Technische Basis: Microsoft Purview / Retention Policies. Microsoft Learn+1

3) Agent-Governance & Datenschutz (nicht optional)

• Definieren, welche Inhalte Agenten sehen und speichern dürfen.
• Auditierbare Logs, Sanktionen bei Missbrauch, klare rechtliche Verantwortung. Die EU-Diskussion um Urheberrechte und Transparenz zeigt: rechtliche Rahmen sind im Fluss — trotzdem gilt Vorsicht. euipo.europa.eu+1

Zwei kurze, aber harte Wahrheiten

1. Tools lösen nichts ohne Disziplin. Die beste KI hilft nur, wenn Entscheide sauber markiert und Aktionen zugewiesen werden.
2. Recht & Ethik sind kein Nachschlag: Urheber-, Datenschutz- und Retention-Fragen müssen vor einem großflächigen Agenten-Rollout geklärt sein.

Schlussbemerkung — souverän bleiben, Entwicklungen steuern

Ein souveräner InfraManager bleibt nicht Beobachter: er scannt, priorisiert und baut einfache, verbindliche Regeln. KI liefert Automatisierung und Entlastung — aber nur, wenn wir gleichzeitig Governance, Nachverfolgbarkeit und rechtliche Klarheit herstellen. Wer diese drei Hebel zugleich zieht, gewinnt echten Zeitgewinn: mehr Raum für Entscheidungen, weniger Traffic um dieselben Themen. Klar, nicht alles hebt gleich ab und neue Lösungen brauchen viel Zeit und Kommunikation mit den Mitarbeiterinen und der IT um sie zur Wirkung zu bringen.

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